Arşiv taşımasının kapsamını belirleyin

Önce hangi dosyaların, klasörlerin ve arşiv kutularının taşınacağını belirleyin. Dolap ve raflar da taşınacaksa bunları ayrı listeleyin. Yalnızca evrak nakliyesi ile bütün arşiv odasının taşınması farklı hazırlıklar gerektirir.

Kurum içinden bir koordinasyon sorumlusu belirleyin. Paketleme, teslim ve yeniden yerleştirme aşamalarında kimin kontrol yapacağı belli olsun. Taşıma sırasında kullanılmaya devam edecek dosyaları ayrıca ayırın.

• Taşınacak dosya ve kutuların listesini hazırlayın.
• Dolap ve rafların taşıma kapsamını belirleyin.
• Öncelikli kullanılacak belgeleri ayrı tutun.
• Paketleme ve teslim sorumlularını belirleyin.
• Yeni arşiv alanının hazır olacağı tarihi netleştirin.

Dosya sırasını koruyan bir liste oluşturun

Mevcut raf, dolap veya bölüm düzenini kayda geçirin. Dosyaları bu sıraya göre gruplandırarak her koliye benzersiz bir numara verin. Aynı numaraları taşıma ve yerleşim listelerinde kullanın.

Örneğin “Bölüm A – Raf 3 – Koli 12” kodu, kutunun yeni alanda nereye yerleştirileceğini açıklayabilir. Kodlama düzenini kurum çalışanlarının anlayabileceği şekilde hazırlayın.

Koli içeriğini ayrı kayıtta tutun

Koli numarasıyla eşleştirilmiş bir içerik listesi oluşturun. Hassas dosya ayrıntılarını kutunun dışına yazmak yerine erişimi kontrollü kurum kayıtlarında tutabilirsiniz. Listenin bir kopyasını taşıma günü hazır bulundurun.

Arşiv ve dosyalar nasıl kolilenmeli?

Kâğıt ve klasörler küçük hacimde bile ağır olabilir. Sağlam ve kuru kutular kullanın; büyük kolileri tamamen dosyayla doldurarak taşınması zor yükler oluşturmayın.

Dosyaların mevcut sırasını koruyacak şekilde yerleştirme yapın. Kutunun içinde dağılmayı azaltacak uygun destek kullanın. Koliler kapandığında dosyalar dışarı taşmamalı ve kutu biçimini kaybetmemelidir.

Eski ve hassas belgeleri ayrıca değerlendirin

Yıpranmış, özel koruma gerektiren veya tarihî nitelikteki belgeleri standart evrak kolilemesiyle aynı şekilde hazırlamayın. Uygun ambalaj ve uzmanlık ihtiyacını kurum sorumlularıyla ayrıca değerlendirin.

Belgelerle birlikte kullanılan dijital kayıt ortamları varsa bunları ayrı listeleyin. Fiziksel taşıma hazırlığı ile veri yedekleme işlemlerini farklı sorumluluklar olarak planlayın.

Hassas evraklarda erişim ve teslim düzeni

Dosyaları kimin paketleyeceğini, hangi kişilerin kolilere erişebileceğini ve teslimi kimin kabul edeceğini kurumunuzun kurallarına göre belirleyin. Bu beklentileri taşıma firmasıyla önceden paylaşın.

Gerekliyse kapalı kutu, mühür veya teslim kayıt düzenini yazılı olarak kararlaştırın. Kutu açılması ya da kısmi teslim gibi işlemlerde izlenecek yöntemi önceden netleştirin.

• Yetkili teslim ve teslim alma kişilerini belirleyin.
• Hassas bilgileri koli dışına gereksiz yere yazmayın.
• Koli numaralarını teslim listesiyle eşleştirin.
• Varsa mühür ve kapatma kayıtlarını takip edin.
• Eksik veya açılmış kutular için bildirim yöntemini belirleyin.

Yeni arşiv alanını taşıma öncesinde hazırlayın

Raf ve dolapların konumunu belirleyin. Kolilerin bırakılacağı alan temiz, kuru ve yerleşim çalışmasına uygun olsun. Su sızıntısı veya doğrudan güneş gibi koşulları arşiv sorumlularıyla değerlendirin.

Rafların kullanım ve yük sınırlarını üretici bilgilerine göre kontrol edin. Gerekli montaj veya sabitleme işlemlerini uygun kişilerle tamamlayın. Evraklar yerleştirilmeden önce raf düzeni hazır olsun.

Bina erişimini firmayla paylaşın

Çıkış ve varış adresindeki katları, asansör durumunu, yükleme alanını ve araç yanaşma koşullarını bildirin. Hizmet asansörü veya bina girişi için randevu gerekiyorsa önceden düzenleyin.

Denizli arşiv ve dosya taşıma fiyatları

Denizli arşiv taşıma fiyatları; koli miktarı, yaklaşık ağırlık, mesafe, katlar ve hizmet kapsamına göre değişebilir. Paketleme, raf söküm ve montajı ile yeniden dosya yerleştirme işlemlerini ayrı ayrı belirtin.

Firmalara aynı listeyi ve aynı çalışma kapsamını gönderin. Sadece kapalı kolilerin taşınması ile dosyaların raflardan alınarak yeni düzende yerleştirilmesi aynı hizmet değildir.

Teslim, sayım ve arşiv düzeninin kontrolü

Yükleme öncesinde koli numaralarını listeyle karşılaştırın. Yeni adreste aynı liste üzerinden sayım yapın. Kutuların doğru bölüme bırakıldığını ve dış durumlarını kontrol edin.

Koli açma ve dosyaları rafa yerleştirme işlemlerini belirlenen sırayla yürütün. Yerleşim tamamlandıkça listeye yeni raf konumunu işleyin. Böylece dosyalara erişim düzeni korunabilir.

• Eski arşiv alanını son kez kontrol edin.
• Koli numarası ve adetlerini karşılaştırın.
• Ambalaj ve varsa mühür durumuna bakın.
• Eksiklik veya hasarı fotoğraf ve yazılı kayıtla bildirin.
• Teslim listelerini ve yerleşim kayıtlarını saklayın.

Geçici depolama gerekiyorsa saklama koşullarını, erişimi ve sonraki teslim programını ayrıca öğrenin. Taşıma hizmetinin belge yönetimi veya dijital arşivleme işlemlerini kapsadığını varsaymayın.

Arşiv ve dosya taşıma hakkında sık sorulan sorular